No dia a dia pessoal e profissional, é comum que a organização das tarefas se apoie fortemente no uso de agendas. Esse hábito também se estende ao universo da cobrança. Mas, afinal, você sabe os principais tipos de agenda de cobrança que podem potencializar o trabalho do seu time?
Este post explora três modelos distintos de agendas de cobrança, destacando suas vantagens e aplicações para diferentes perfis de negócio.
Como estruturar uma agenda de cobrança eficaz
De maneira geral, estruturar uma agenda de cobrança compreende elaborar as etapas sequenciais que formarão a comunicação com o cliente – por meio de telefonemas, mensagens de texto, e-mails ou cartas – com o objetivo de lembrá-lo sobre o débito pendente e negociar formas de pagamento.
A agenda de cobrança também pode definir algumas ações, como a suspensão do serviço ou a inclusão do nome do cliente em cadastros de proteção ao crédito, em caso de inadimplência prolongada.
Para determinar o número de ações, a frequência, o tipo de comunicação e os canais, é importante avaliar, por exemplo:
- o perfil dos clientes
- o tipo de dívida
- o tempo em atraso
- os históricos já obtidos com aquele devedor
Isso pode ajudar a aumentar as chances de sucesso na recuperação dos valores em débito e evitar perdas financeiras para a empresa.
Quando o assunto são as agendas de cobrança, não há apenas uma forma de construí-las. Há ao menos três tipos de agendas, indicadas para diferentes prioridades.
3 Modelos de agenda de cobrança
1. Agenda de Fluxo Contínuo de Trabalho
Ideal para operações que contam com um alto volume de clientes, como as que são frequentemente encontradas no varejo, este modelo opera com a abordagem sequencial dos clientes escolhidos para o dia, assegurando a execução de todas as cobranças programadas, sem alterações na ordem ou omissões. Desse modo, como ilustrado na imagem abaixo, não é possível avançar para a próxima ficha da fila sem concluir a atual.
2. Agenda de Trabalho Kanban
No método Kanban, cada tarefa é simbolizada por um cartão que avança através de colunas em um painel, representando diferentes estágios da cobrança, como “Sem cobrança”, “Tentativa de contato”, “Em negociação” e “Acordo fechado”.
Cada cartão tem informações relevantes sobre a tarefa, como o nome do cliente, o prazo desde a última cobrança, o responsável pela ficha e outras informações importantes para o controle. À medida que o trabalho progride, o cartão é movido para a próxima coluna do painel, até ser concluído.
Essa abordagem é particularmente valiosa para clientes com dívidas maiores, comuns em produtos empresariais ou aqueles vendidos em atacado. Como este tipo de dívida pode exigir uma abordagem mais personalizada, é importante saber exatamente em qual estágio da cobrança o devedor está, bem como as demais informações presentes nos cartões.
3. Agenda de Cobrança em Calendário
Com um formato de calendário, este tipo de agenda de cobrança permite o planejamento e a programação das atividades de cobrança ao longo de um período específico, como um dia, semana, mês ou ano. Essa agenda pode incluir informações sobre prazos, vencimentos, dias sem contato de cobrança, dentre outras.
Ao contrário da agenda de fluxo contínuo, o formato de calendário oferece flexibilidade na ordem de abordagem dos clientes. Esse modelo é ideal para visualizar e gerenciar a disponibilidade de tempo, assegurando que todas as atividades sejam cumpridas dentro dos prazos estabelecidos e sem conflito de horários.
Apenas a agenda não basta: a importância de manter cadastros atualizados
Vimos acimas diferentes tipos de agenda de cobrança. No entanto, para que sejam realmente eficazes, as agendas dependem enormemente da atualização constante das informações cadastrais dos clientes. Dados desatualizados podem minar o sucesso da operação.
Por exemplo, imagine ter que entrar em contato com um cliente e descobrir que o número de telefone informado está desatualizado ou que o responsável pelo pagamento saiu da empresa. Essas situações podem gerar um grande desperdício de tempo e esforço, atrasar o recebimento dos valores devidos e prejudicar a execução do que está na agenda.
Logo, manter os cadastros dos clientes atualizados possibilita o contato com o devedor de forma rápida. Isso aumenta as chances de negociação e solução do problema, além de reduzir o tempo de espera para o recebimento dos valores devidos.
Um só lugar, todas essas opções
Organizar a rotina do time e da operação é mais fácil quando há uma ferramenta dedicada a isso. As imagens acima são originais da plataforma Receiv. A ferramenta, além de contar com todos estes tipos de agenda de cobrança, concentra, em um só lugar, todos os recursos que as grandes operações precisam para aumentar suas chances de sucesso.
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