Regra número 1 do contas a receber: trocar a execução pelo controle das atividades

A organização de processos do departamento de cobrança é um dos pontos essenciais para o sucesso dessa área. Mas seu time financeiro já pensou em trocar a execução das atividades diárias pelo controle delas no contas a receber? Essa deve ser a regra número 1 para ter mais eficiência no departamento financeiro.

Porém, se você não entendeu essa relação ou não sabe como é possível focar no controle das atividades, acompanhe este conteúdo. Nele, você descobrirá por que o controle do contas a receber pode ser a solução ideal.

O que é o controle do contas a receber?

Quando se fala em controle do contas a receber em substituição à execução de atividades, a ideia é rever procedimentos manuais e repetitivos. Por meio da automatização de processos, é possível reduzir o volume dessas ações, trazendo mais eficiência e menos retrabalho.

Desse modo, em vez de investir tempo na realização de tarefas operacionais, a equipe foca em controlar e supervisionar o sistema. A ideia é revisar o processo para verificar se ele funciona e fazer as adequações necessárias para atender as demandas do setor.

No início, a mudança exige capacitação e atenção da equipe para a adaptação. Porém, apesar dos desafios que podem surgir no início, o retorno proporcionado pela prática compensa o investimento e o esforço.

Qual a relação da função com a tecnologia?

Na estruturação de processos, muitas vezes o time gasta horas executando tarefas manuais, que poderiam ser otimizadas com as ferramentas certas. Veja uma lista com as principais atividades que demandam bastante tempo quando feitas manualmente:

• envio de cobranças aos clientes;
• o uso de diferentes canais de comunicação com clientes;
• conciliação manual de pagamentos;
• negativação de inadimplentes;
• envio de clientes para escritórios de cobrança;
• realização de baixas em pagamentos;
• registro de dados de contatos com clientes em planilhas eletrônicas;
• levantamento manual de indicadores.

Muitas delas são repetitivas e frequentes, demandando ainda mais tempo da equipe. Além disso, há riscos de erros humanos que podem dificultar os processos e exigir retrabalho. Nesse caso, uma Plataforma Tecnológica Especialista em contas a receber traz diferenciais importantes.

Portanto, a empresa deve contar com o apoio da tecnologia para desenvolver soluções que permitam implementar a supervisão das atividades.

O motivo é simples: sem uma ferramenta completa, não será possível alcançar os resultados desejados. Também há riscos de que as operações não tenham a segurança necessária para a eficiência do setor.

Como uma plataforma inteligente auxilia o setor?

Se você ainda tem dúvida sobre como a supervisão das atividades pode ajudar e o papel de uma Plataforma Tecnológica na estratégia, não se preocupe. A seguir, você terá acesso às principais vantagens da automação de processos ao utilizar uma plataforma inteligente.

Automação de tarefas

A primeira vantagem é a possibilidade de automatizar tarefas de gestão financeira e cobranças. Um sistema inteligente consegue gerar réguas de cobrança dinâmicas e realiza as ações previstas seguindo o fluxo. Não é necessária uma ação humana para dar andamento ao processo.

A conciliação bancária, que é outra tarefa que demanda tempo e muita atenção, também é feita pelo sistema ao identificar os dados. Ainda, com o uso da Inteligência Artificial e outras ferramentas inovadoras, a empresa tem acesso a relatórios e dados completos.

Tudo funciona de forma integrada, centralizando dados e permitindo a geração de relatórios ou o acompanhamento de indicadores. Logo, o benefício não se limita à automação financeira: a solução proporciona acesso a informações importantes para embasar a tomada de decisão.

Aumento da produtividade

As tarefas repetitivas e manuais podem elevar o tempo de trabalho necessário para que a equipe cumpra suas funções. Quando elas são feitas de maneira automática pelo sistema, o time precisa apenas acompanhar o processo.

Assim, sobra tempo para tarefas estratégicas. Além disso, há redução de riscos de erros humanos, duplicação de dados, falhas de comunicação e outros problemas que podem atrapalhar o fluxo de trabalho.

O acesso às informações registradas também é mais rápido. Com a integração, não é preciso solicitar dados para diferentes colaboradores e aguardar o retorno de cada pedido, por exemplo.

Desse modo, é possível aumentar a produtividade ao demandar menos tempo na realização dessas tarefas e na correção de erros.

Foco em atividades mais relevantes

Todas as atividades do setor de contas a receber são importantes. Porém, existem algumas que conseguem agregar mais valor para o negócio. Quando a equipe não precisa despender tanto tempo em envio de cobranças e conciliações manuais, ela pode se dedicar aos outros processos.

Uma rotina mais tranquila permite, por exemplo, melhorar o atendimento ao cliente e otimizar o relacionamento. Também é possível antecipar problemas e desenvolver soluções com mais rapidez, evitando os impactos negativos que isso traz para a produtividade.

Melhora dos resultados

Uma plataforma inteligente gera melhora dos resultados obtidos pelo negócio. Afinal, os recursos da empresa são empregados de maneira otimizada, já que o desempenho da equipe aumenta.

Além disso, a maior eficiência do setor significa um volume maior de recuperação de crédito e a diminuição da inadimplência. Ainda, há menos perigo de que a própria empresa se torne inadimplente ou tenha problemas pela falta de pagamento dos clientes.

Isso melhora a gestão financeira e agrega maior valor para o negócio. Existem diversas situações em que os resultados da empresa são avaliados, como em solicitação de empréstimos e busca por investidores.

Como implementar a solução?

Uma dúvida que surge nesse momento costuma ser como implementar a estratégia operacional com sucesso. O primeiro passo é fazer o mapeamento de processos. A partir disso é possível entender as rotinas que podem ser automatizadas e maneiras de otimizar o fluxo.

Depois, é preciso procurar a ferramenta certa para colocar a estratégia em prática. A nossa dica é contar com uma Plataforma Inteligente, que permita centralizar dados e funções.

Dessa forma, a empresa tem acesso a diversos diferenciais, como:

• registros de todos os dados dos clientes em um só lugar;
• acompanhamento dos detalhes dos atendimentos;
• registros dos atendimentos e histórico dos clientes;
• acesso a dados mais precisos;
• criação de uma estratégia omnichannel para atender clientes.

Como você viu, o controle e a supervisão do contas a receber em substituição à execução de tarefas traz diversos benefícios. Assim, a empresa consegue melhorar os processos e otimizar os resultados obtidos pelo setor. Coloque em prática essa dica e tenha uma performance melhor!

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