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Como otimizar o departamento de contas a receber esse ano? Descubra!

Manter a saúde financeira da empresa é um requisito básico para que ela se mantenha competitiva no mercado. Para isso, é fundamental que a gestão do departamento de contas a receber seja eficiente. Caso contrário, a organização corre o risco de ter prejuízos no fluxo de caixa.

Nesse contexto, para otimizar os processos, é necessário encontrar métodos e ferramentas que ajudem a controlar os recebíveis e prever os obstáculos. Dessa maneira, é possível reduzir as falhas, aumentar a produtividade e melhorar o faturamento.

Quer entender como otimizar o departamento de contas a receber da sua média ou grande empresa esse ano? Então continue a leitura deste conteúdo!

Como funciona o departamento de contas a receber?

Para começar, é importante reformar o funcionamento desse setor. O termo contas a receber se refere a todos os valores obtidos por meio da venda de produtos ou serviços que devem entrar no caixa da empresa.

Também é comum relacionar a expressão às quantias que a companhia deve receber das vendas a prazo. Assim, o departamento de contas a receber é responsável pelo controle de todas entradas. Para tanto, ele conta com diversas funções, como:

organizar os recebíveis por ordem de vencimento;
aplicar a régua de cobrança;
fazer um planejamento financeiro a longo prazo;
promover ações para reduzir a inadimplência.

O controle das contas a receber deve ser realizado diariamente para assegurar a concretização da previsão de entrada desses valores. Dessa maneira, diante de diferenças entre o planejado e o executado, há chances de agir para manter um fluxo de caixa saudável.

Qual é a importância de otimizar o departamento de contas a receber?

Após entender como funciona o departamento de contas a receber, é válido ressaltar a sua importância e por que otimizar seus processos. Por exemplo, por meio da atuação eficiente desse setor, é possível:

conhecer os clientes adimplentes e inadimplentes;
saber qual será o montante a receber em determinado período;
fazer a projeção de fluxo de caixa;
fornecer informações para o planejamento do fluxo de caixa;
evitar a inadimplência.

O departamento de contas a receber desempenha diversas atribuições diárias representando um alto volume de operações, especialmente em médias e grandes companhias. Desse modo, é um trabalho complexo, que demanda conhecimento e experiência da equipe para ser bem realizado.

Ademais, muitos desses processos estão sujeitos a erros quando realizados de maneira manual. Por exemplo, ao ter uma falha na organização dos recebíveis, há riscos de não ter o dinheiro suficiente na data de pagamento de um fornecedor.

Se isso acontecer, até mesmo grandes empresas podem ficar sem insumos para a sua produção até fazer a quitação do débito. Portanto, é interessante automatizar esse processo para evitar erros e inconsistências. Isso permite evitar o retrabalho e proteger a sua empresa de prejuízos.

Ao mesmo tempo, a automatização garante maior tempo disponível para que sua equipe possa se dedicar às tarefas que devem ser feitas manualmente. Dessa forma, o time aumenta a produtividade e, consequentemente, a sua empresa terá um departamento de contas a receber mais eficiente.

Como otimizar o setor de contas a receber da sua empresa esse ano?

Agora que você já sabe a importância de otimizar o departamento de contas a receber, é o momento de entender como melhorar os processos do setor em médias e grandes empresas.

Confira!

Garanta uma análise de crédito eficaz

A concessão de crédito é uma solução para impulsionar as vendas. Isso porque, nem sempre o cliente terá o montante para pagar à vista. Entretanto, ao efetuar a venda a prazo, a empresa assume o risco de inadimplência dos clientes.

Para que essa taxa seja mínima e não impacte diretamente no desempenho da companhia, é importante que a análise de crédito seja bem realizada. Então é preciso organizar esse processo, utilizando ferramentas e dados para identificar o risco de inadimplência do cliente.

Organize as contas a receber

Outro passo para otimizar os processos do departamento é organizar as contas a receber — o que facilita a gestão de dados e atividades. Assim, certifique-se que os documentos estão organizados de modo a permitir uma visão simplificada das entradas e das saídas da empresa.

Para facilitar a ordenação e o controle dos lançamentos futuros, você pode categorizar as contas em:

vendas a prazo;
vendas à vista;
recebimento em cartão de crédito;
recebimento por boleto;
controle de clientes adimplentes;
lista de clientes inadimplentes;
entre outras categorias.

Faça um planejamento do fluxo de caixa

Depois de categorizar as contas, a equipe deve planejar o fluxo de caixa, considerando a dinâmica de entrada e saída para manter a empresa sustentável. Ou seja, você deve entender qual é o montante que a empresa recebe e em quais dias do mês as cobranças entram no caixa, por exemplo.

Toda essa movimentação deve ser registrada mensalmente. Dessa maneira, além de ter um controle sobre os recebíveis, é possível ajudar o setor de contas a pagar se certificando que haverá saldo suficiente para quitar os compromissos mensais.

Padronize os processos

A padronização dos processos previne erros e permite que a gestão seja mais eficiente. Imagine um cenário em que cada colaborador de uma empresa utilize a sua própria planilha. No momento de cruzar os dados, pode haver falhas, pois a falta de padrão dificulta o processamento das informações.

Isso também pode resultar em desencontros ou perda de registros importantes. Para evitar essa situação, além de delegar as responsabilidades individuais para cada colaborador, estabeleça padrões para a execução e registro das atividades.

Utilize um CRM Inteligente

Um CRM (Customer Relationship Management) é um programa para registrar todas as ações de vendas de uma empresa. Dessa maneira, ele é capaz de organizar, planejar e padronizar a gestão de contas a receber e as cobranças.

Com esse software inteligente, a companhia consegue simplificar os processos e reunir as informações em um só lugar, de modo prático e acessível. Ainda, há oportunidades para automatizar grande parte das operações, eliminando planilhas de Excel e formulários em papel.

Entre os benefícios de um CRM inteligente, estão:

geração de relatórios automáticos que facilitam o planejamento de caixa;
análise segura de dados;
maior produtividade pela automatização de operações manuais;
redução de erros.

Como você viu, para otimizar o departamento de contas a receber é necessário aplicar um conjunto de boas práticas. Além disso, é importante contar com ferramentas para automatizar processos, como o CRM inteligente da Receiv. Assim, é possível agilizar as atividades, reduzir os erros e potencializar a produtividade do negócio esse ano.

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