Como negativar um cliente? Legislação, passo a passo, dicas e mais

Sabemos que a inadimplência compromete o fluxo de caixa, atrasa o crescimento do negócio e consome tempo precioso da equipe. É nesse cenário que a negativação pode ser uma boa estratégia, especialmente após algumas tentativas amigáveis de cobrança.

Neste guia, você vai entender:

• O que é negativação
• Quais são os critérios legais e prazos recomendados
• Passo a passo para negativar um cliente
• Impactos da negativação
• Como automatizar esse processo

 

O que é negativação?

Negativar é incluir o nome de uma pessoa física ou jurídica em um cadastro de inadimplentes, informando que existe uma dívida vencida e não paga. Essa inclusão restringe o acesso ao crédito, afetando o score do cliente e dificultando novas compras ou financiamentos.

 

Legislação sobre negativação

 

Código de Defesa do Consumidor (CDC)

Segundo o artigo 43 do CDC, o consumidor deve ser informado previamente, por escrito, sobre a inserção de seu nome em cadastros de inadimplentes. A empresa também é obrigada a garantir a veracidade da dívida.

 

Lei do Cadastro Positivo (Lei 12.414/2011)

Prevê que consumidores podem ser avaliados não apenas por suas dívidas, mas também pelo seu histórico de pagamentos. Embora essa lei não regule diretamente a negativacão, ela complementa o cenário de análise de crédito.

 

Prazo para negativar

Não existe um prazo mínimo legal, mas o tempo médio é de 35 dias após o vencimento da dívida e tentativas de cobrança amigável. O prazo máximo para a negativação, no entanto, é de 5 anos.

Quando é recomendado negativar um cliente?

Normalmente, a negativação é adotada quando outras tentativas amigáveis não funcionaram. Assim, antes de negativar, é recomendável adotar:

• Envio de lembretes por canais digitais, como WhatsApp e e-mail
• Oferecimento de renegociação
• Cobrança via telefone

Se, mesmo após essas tentativas, o cliente continuar inadimplente, negativar pode ser uma alternativa eficaz.

Dica: A Receiv permite automatizar esse processo e ainda acionar o protesto em cartório, sem burocracia.

 

Passo a passo para negativar um cliente inadimplente

 

1. Verifique a validade da dívida

Antes de tudo, confirme que a dívida realmente existe e está documentada. Isso inclui comprovações como:

• Contrato assinado ou comprovante de prestação do serviço/venda
• Comprovação da entrega do produto ou serviço
• Data de vencimento clara

Certifique-se, também, de que a dívida está dentro do prazo máximo para a negativação. Após 5 anos, as dívidas não podem mais ser negativadas. 

 

2. Tente o contato amigável

Antes da notificação formal, busque meios alternativos e amigáveis para resolver a pendência:

• Envie lembretes por e-mail e WhatsApp
• Ofereça condições especiais para quitação ou parcelamento
• Utilize linguagem respeitosa e empática

Empresas que mantêm o diálogo aberto têm mais chances de evitar a negativação e preservar o relacionamento.

 

3. Notifique o cliente formalmente

Caso o contato amigável falhe, envie uma notificação de cobrança com aviso de negativação. Essa comunicação deve conter:

• Identificação do credor
• Detalhes da dívida (valor, data de vencimento, número de parcelas, etc.)
• Prazo para pagamento antes da inclusão
• Informações sobre onde a dívida será registrada (Serasa, SPC, etc.)

A notificação pode ser feita por:

• Carta registrada com aviso de recebimento (AR)
• E-mail com confirmação de leitura
• WhatsApp com protocolo de envio e resposta

 

4. Escolha o órgão de proteção ao crédito

Os órgãos de proteção ao crédito mais comuns são:

• Serasa Experian
• SPC Brasil
• Boa Vista SCPC

Cada um possui critérios, valores e integrações diferentes. Plataformas como a Receiv são capazes de automatizar esse processo via integração por APIs.

 

5. Envie os dados completos e corretos

Para registrar a negativação, será necessário fornecer:

• Nome completo do devedor
• CPF ou CNPJ
• Valor total da dívida
• Data de vencimento original
• Informações de contato do devedor
• Comprovante de que o devedor foi notificado (se o órgão pedir)

Erros nessa etapa podem inviabilizar a negativação ou até gerar ações judiciais por danos morais – em casos, por exemplo, de negativações indevidas. 

 

6. Acompanhe a inserção e retorno do cliente

Após o envio, o órgão notificará o devedor. O nome será incluído nos registros de inadimplência caso a dívida não seja paga.

Monitore o status e esteja preparado para:

• Dar baixa no registro se a dívida for quitada
• Atualizar valores em caso de negociação
• Retirar o nome em até 5 dias úteis após o pagamento. Caso isso não ocorra, o devedor pode entrar em contato com o órgão e, caso necessário, levar o caso à justiça. 

 

Impactos da negativação para o cliente inadimplente

Negativar um CPF ou CNPJ pode gerar uma série de restrições ao devedor:

• Dificuldade para conseguir crédito em bancos ou financeiras
• Queda significativa no score de crédito
• Barreiras para financiar imóveis, veículos ou adquirir bens a prazo
• Impedimento para contratar serviços como telefonia ou planos de saúde
• Restrição na participação em licitações (no caso de empresas)

Esses efeitos aumentam a pressão para que o cliente quite a dívida rapidamente.

 

Boas práticas para evitar judicialização

Para evitar processos por danos morais ou abusos, adote as seguintes práticas:

• Mantenha registros de todas as interações e tentativas de cobrança
• Use linguagem respeitosa e impessoal em todas as comunicações
• Garanta que a dívida está documentada e é legítima
• Cumpra com a notificação escrita ao devedor antes da negativação
• Nunca exponha publicamente o nome do devedor

 

As etapas até a negativação

A jornada da dívida até o momento da negativação pode variar conforme às políticas de cobrança da empresa. É comum, no entanto, que o processo siga as seguintes etapas:

1. Dívida vence e cliente não paga
2. Cobrança amigável é iniciada
3. Notificação formal é enviada
4. O nome é negativado
5. Cliente pode negociar ou pagar a dívida
6. Nome é retirado do cadastro em até 5 dias úteis após quitação
7. Caso o valor não seja pago, o nome poderá ficar no cadastro por até 5 anos.

 

Casos em que a negativação é proibida ou indevida

• Dívidas já caducadas (mais de 5 anos)
• Dívidas pagas ou renegociadas e não atualizadas
• Inclusão sem notificação formal ao devedor
• Cadastro de pessoa errada (homônimos ou fraudes)

Empresas que negativam de maneira indevida são, frequentemente, alvos de judicialização.

 

Benefícios de automatizar a negativação

A negativação manual exige atenção, controle de prazos e diversas etapas que podem consumir tempo e gerar erros. Automatizar esse processo com uma régua de cobrança traz diversos benefícios:

• Envio automático de notificações por canais como e-mail, SMS ou cartas de cobrança.
• Envio automático para a negativação com base em regras pré-definidas (dias de atraso, valor mínimo, etc.)
• Integração com bureaus de crédito (Serasa, SPC, Boa Vista)
• Exclusão automática dos devedores após a identificação do pagamento. 
• Retorno e ajuste de críticas dos bureaus de crédito.
• Redução de erros humanos, já que o sistema valida dados antes do envio.
• Monitoramento em tempo real dos status de pagamento e retorno da negativação

A plataforma Receiv oferece réguas de cobrança que automatizam desde o lembrete inicial até a negativação e protesto, garantindo menos erros e mais rapidez e eficiência. 

 

Dúvidas frequentes sobre negativação

Quanto tempo o nome permanece negativado?
Até 5 anos ou até a quitação da dívida. Após o pagamento, o nome deve ser retirado em até 5 dias úteis.

Posso negativar uma dívida de qualquer valor?
Sim, desde que ela esteja documentada e seja legítima. No entanto, algumas instituições podem estabelecer valores mínimos.

O cliente pode ser negativado mais de uma vez?
Sim. Cada nova dívida vencida e não paga pode gerar uma nova negativação, desde que respeitados os critérios legais. Desse modo, o nome pode ficar negativado por mais de 5 anos – em caso de dívidas diferentes, vencidas em datas diferentes.

É melhor negativar ou protestar?
Depende da política de cobrança da empresa. A negativação impacta o crédito; o protesto gera implicações jurídicas. Com a Receiv, é possível usar os dois mecanismos de forma automática.

O que fazer se negativar por engano?
Corrija imediatamente e notifique o cliente. A reparação rápida pode evitar ações judiciais.

 

Conclusão

A negativacão é uma ferramenta poderosa quando usada com responsabilidade. Automatizar o processo com uma plataforma como a Receiv ajuda a manter a relação com seus clientes e recuperar receitas sem desgaste.

Quer saber como funciona a negativação automática pela plataforma?