blog

Como lidar com conglomerados, redes e grupos econômicos na cobrança

Como lidar com conglomerados, redes e grupos econômicos na cobrança?

O setor de contas a receber precisa lidar com alguns desafios no dia a dia. Quando se trata de médias e grandes empresas, eles são ainda maiores. Uma dificuldade comum trata da existência de conglomerado, redes de empresas ou grupos econômicos no dia a dia das cobranças.

Eles contam com algumas características específicas que devem ser observadas ao implementar as medidas de negociação e cobrança. Desse modo, cabe à empresa e ao departamento se prepararem para se adequar as particularidades da demanda.

Pensando nisso, você verá neste conteúdo como lidar com grupos econômicos no departamento de contas a receber. Continue a leitura e aprenda!

O que são conglomerados ou grupos econômicos?

Inicialmente, cumpre lembrar o que é um conglomerado ou grupo econômico. Essa é uma forma de estruturação jurídica que permite a união de diversas empresas. Assim, há demonstração de interesse comum e atuação conjunta.

Sobre o tema, também vale abordar o conceito de holding. Nesse caso, há uma empresa matriz que atua com foco em obter a participação majoritária em outros negócios. Basicamente, uma sociedade tem a função de controlar as demais participantes do grupo.

Diante da comunhão de interesses, muitas vezes elas se unem para realizar negociações, com o objetivo de conseguir melhores condições. Entretanto, cada grupo escolhe a melhor maneira de fazer a atuação em relação aos contratos e compras.

Por que eles exigem atenção do contas a receber?

As empresas que fazem parte de um grupo econômico podem se estruturar de diferentes formas em relação às obrigações financeiras. Em alguns casos, cada uma se responsabiliza pelos pagamentos, quitando todas as dívidas diretamente com o fornecedor.

Em outros casos, uma das empresas assume todas as despesas, mesmo que não tenha sido a responsável pelo contrato. Nessa situação, é preciso ter atenção às regras que garantam o direito de cobrança da empresa e às medidas adotadas.

Normalmente, funciona assim: mesmo que existam várias empresas, cada uma com seus títulos e faturas a pagar, uma delas faz todos os pagamentos. De certo modo, é como se o grupo tivesse uma companhia que funciona como a central de pagamentos.

Se isso acontece, o departamento de contas a receber precisa organizar todos os processos para não perder o controle sobre as informações. Isso porque não adianta enviar lembretes, cobrar ou tentar negociar com a companhia que não é a responsável pela quitação.

Junto a isso, surge a necessidade de ter todos os dados e autorizações para que seja possível realizar cobranças de forma eficiente. Afinal, o envio de cobranças para terceiros que não têm relação com o processo de pagamento pode trazer despesas extras no processo e baixos resultados para a empresa.

Em outros casos, a negociação de dívidas não envolve contas de apenas uma das companhias. É comum que a inadimplência atinja mais de uma empresa, tendo em vista a atuação conjunta. Logo, as dificuldades afetam todo o grupo e geram a necessidade de solicitar prorrogações de pagamentos e renegociar as condições e prazos.

Quando isso acontece, o controle dos contratos exige ainda mais atenção devido ao volume de dívidas no acordo. Os parcelamentos, prazos e a régua de cobrança também devem ser ajustados. Consequentemente, é fundamental ter ferramentas que permitem a gestão e organização completa dos processos que envolvem a questão.

Como se adequar para fazer a cobrança de grupos econômicos?

Já vimos por que os grupos econômicos e conglomerados exigem atenção do setor de cobrança. Então é hora de esclarecer como se preparar para enfrentar os desafios. Um dos pontos essenciais é se organizar para que isso não traga impactos negativos para o seu negócio.

Portanto, veja algumas dicas sobre ações estratégicas que podem auxiliar o planejamento do setor!

Entenda o sistema de pagamentos das empresas

O ponto de partida é mapear o sistema de pagamento das empresas do grupo. Desde o momento das negociações iniciais, no fechamento da venda, é necessário coletar informações sobre isso. Assim, o setor de contas a receber saberá para quem encaminhar comunicados e cobranças.

Sem esse cuidado, há risco de realizar ações desnecessárias, que não trarão retorno, enquanto geram custos. Por exemplo, imagine um conglomerado de 50 empresas que conta com uma responsável pelo pagamento.

Se a equipe contatar todas nas medidas de cobrança, as comunicações e os custos serão maiores que o necessário. Com isso, as práticas adotadas devem ser feitas diretamente com a responsável. Caso contrário, o time dedicará tempo e recursos em contatos que não trarão resultados.

Centralize e tenha acesso rápido aos dados das empresas do grupo

É fundamental ter todos os dados reunidos em uma tela resumo, na Receiv essa tela é chamada de ‘tela de grupo’. Uma vez que os dados de cada grupo ficam disponíveis ao time, a identificação dos responsáveis, os títulos em aberto e os históricos de comunicação irão garantir a consistência da gestão de contas a receber.

Tenha flexibilidade para fazer negociações unificadas das empresas do grupo

Além da centralização dos dados, tenha flexibilidade para negociar, prorrogar pagamentos e realizar acordos com os grupos. Aqui, o fundamental é entender como deverá ser feito o controle dos acordos, que envolve também a estrutura dos dados no sistema de gestão da companhia.

A negociação pode ser feita de forma unificada, em termos de condições negociais, porém, com o compartilhamento da responsabilidade pelas empresas. Neste caso, é preciso registrar a responsabilidade financeira de cada empresa para evitar descontrole no acompanhamento dos pagamentos e em procedimentos futuros.

Outra possibilidade é a negociação unificada, onde todas as operações em atraso passam para a unidade pagadora, a exemplo da holding, centralizando a responsabilidade e as atividades de comunicação do contas a receber na empresa.

Ter a flexibilidade para gerenciar todos os cenários existentes no mercado é fundamental para a gestão eficiente da cobrança, para reduzir erros e atividades improdutivas – e chatas – do time financeiro.

Faça adequações na régua e agenda de cobrança

Outro ponto importante é saber quais são os melhores canais de atendimento para utilizar em cada caso e adequar a régua e a agenda de cobrança. Caso as cobranças sejam focadas em apenas uma empresa do grupo, as mensagens devem ser detalhadas para facilitar a identificação do débito.

Em todos os casos, também é preciso reavaliar as mensagens automáticas, para evitar que sejam enviados comunicados ineficientes. Além disso, é preciso indicar a frequência correta e os meios de comunicação mais eficazes, como e-mail, telefone, SMS, entre outros. A agenda do time interno também precisa levar em consideração a empresa do grupo que é responsável pelos pagamentos para evitar trabalho improdutivo.

A principal dica para isso é avaliar o cliente e todos os detalhes do contrato para personalizar. Considerando que os conglomerados costumam ter valores maiores negociados com a empresa, esse é um investimento interessante.

Tenha o sistema ideal para auxiliar nas negociações

Uma dica essencial para manter uma boa gestão financeira e do contas a receber é ter uma Plataforma Inteligente. Isso por que é preciso ter meios adequados para acompanhar todas as etapas de cobranças, estruturas as réguas e medir os resultados.

Ademais, o controle manual, com planilhas e outras ferramentas sem integração, pode gerar erros. Ao tratar de grupos econômicos, é comum que pedidos de prorrogação e parcelamentos exijam uma negociação completa. Com isso, o acordo precisa considerar dívidas das diversas empresas.

Ou seja, é preciso acompanhar diversos contratos, calcular o parcelamento de todas as dívidas, de todos os negócios. Depois, o cálculo deve ser unificado para gerar um único acordo para o conglomerado.

Os próprios sistemas de cobrança comuns possuem grandes limitações, impossibilitando essa tarefa. No entanto, com um sistema de cobrança inteligente, como a Receiv, o setor consegue realizar todos os controles necessários.

Conseguiu entender como o setor de contas a receber pode se organizar para lidar com os grupos econômicos? Com planejamento estratégico e ferramentas adequadas, é possível otimizar as rotinas e garantir maior eficácia nas ações adotadas!

Se você quer saber mais sobre como a Plataforma Inteligente Receiv pode revolucionar o setor de contas a receber da sua empresa, acesse o nosso site!

Palavras-chave secundárias/tags: sistema de gestão, gestão financeira, régua de cobrança, ações estratégicas, conglomerados, contas a receber,