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Como criar tags de contato com os clientes no contas a receber?

Como criar tags de contato com os clientes no contas a receber?

As tags de contato com os clientes são uma parte essencial do processo de registro e acompanhamento das tratativas de comunicação com os clientes na jornada da cobrança. É por meio delas que o time do contas a receber aplica as estratégias e tenta encontrar meios de recuperar o crédito. Por isso, é necessário saber como criar os nomes das tags e acompanhar as tratativas das ações.

Diante do volume de contatos necessários com os clientes no dia a dia, é preciso ter um controle efetivo da comunicação para estruturar os próximos passos, a exemplo de ações de follow up. Isso é ainda mais importante diante de um número elevado de clientes ou de colaboradores no departamento de grandes e médias empresas.

Qual a importância das tags de contato no processo de cobrança?

Primeiro, vale destacar a importância das tags de contato no processo de cobrança. Essa é uma maneira de se aproximar dos clientes e tentar encontrar soluções para os pagamentos em atraso. Aqui, não se trata apenas de comunicar que existe um pagamento vencido.

A ideia é realmente conversar, informando sobre o atraso e verificando as possibilidades de solução. Isso pode acontecer de diversas maneiras, como pela concessão de novos prazos, reparcelamentos ou reavaliação das penalidades aplicadas.

Porém, para o bom andamento do processo, é importante implementar um sistema para controlar as tratativas de comunicação. O uso de tags para nomear a situação proporciona uma série de benefícios, conforme você verá a seguir.

Por que é importante ter um controle e nomear as tags?

Se você não sabe por que é necessário controlar e nomear as tags de cobrança, explicamos os motivos. O primeiro, sem dúvidas, é a facilidade para a gestão do contas a receber, permitindo o acompanhamento fácil das ações que foram realizadas.

Ademais, a prática facilita a comunicação interna entre o time. Em uma empresa que tem uma carteira variada de clientes (e possíveis inadimplentes), é comum lidar com diversos processos de cobrança simultaneamente.

Por consequência, um mesmo cliente pode ser atendido por diferentes colaboradores. E mesmo que um funcionário acompanhe todo o processo, não é possível contar apenas com a memória. Logo, os rótulos ajudam a melhorar a comunicação com informações precisas e uniformes, permitindo a todos da empresa rapidamente entender o andamento da comunicação com o cliente.

Outros pontos que evidenciam a importância da prática são:

  • acompanhamento das etapas de cobrança: os rótulos permitem identificar a situação de cada cliente e pendência;
  • otimização do trabalho: isso evita contatos duplicados, ações desnecessárias e erros no processo de cobrança;
  • melhora no relacionamento com o cliente: a estruturação do processo facilita a comunicação e aumenta a satisfação do cliente.

Sobre a relação com os clientes, vale destacar que erros e atrasos no processo podem ter impactos negativos. A espera sobre as propostas, sem retorno, pode impedir os pagamentos. E cobranças indevidas, demoras no atendimento e problemas de comunicação podem afastar o contato.

Como nomear as tags de contato no processo de cobrança?

A cada interação com o cliente podem surgir acordos, pedidos e outros acontecimentos que devem ser registrados de forma que todos os profissionais do time entendam rapidamente o andamento.

Então, o ponto de partida é mapear etapas e entender quais situações podem surgir a cada contato. Depois, elas devem ser transformadas em tags. Contatos antes do vencimento, no vencimento e após devem ser registrados.

O mesmo acontece diante de pedidos de prazo, reparcelamentos ou realização de acordos. Fazendo isso, a equipe consegue acompanhar os andamentos com maior precisão.

Tags

Veja algumas nomenclaturas que podem ser utilizadas como tags:

  • ‘cliente não localizado’ – quando os contatos cadastrados não dão retorno;
  • ‘cliente sem condições de pagamento’ –  foi feito o contato, mas o cliente informou que não tem como arcar com a dívida;
  • ‘proposta de pagamento enviada’ – sinaliza que a empresa aguarda retorno sobre proposta;
  • ‘proposta em análise’ – indica que há uma análise pendente nas alçadas de negociação;
  • ‘promessa de pagamento‘ – do cliente ou previsão de pagamento;
  • ‘solicitação de prazo adicional’ – quando o cliente pede prorrogação do pagamento;
  • ‘Proposta recebida pelo portal’ – quando ações ocorrem no portal de autoatendimento;

Ao criar os nomes, também é importante incluir as datas das ações — tanto da ocorrência como da eventual promessa ou prazo solicitado. Assim é possível manter o controle no dia a dia, verificando o cumprimento do acordo ou a necessidade de adotar outras práticas.

Além de auxiliar nas práticas de cobrança, isso pode ajudar a identificar pontos de melhoria. A falta de localização indica a necessidade de implementar meios de atualizar cadastros. Já a ausência de condição de pagamento pode ser trabalhada no pré-venda, com melhorias na análise de crédito.

Portanto, os rótulos não devem se limitar apenas às ações específicas do setor de cobrança, mas à situação real do cliente. Os dados levantados permitem reavaliar estratégias e elaborar soluções que, sem isso, talvez nem fossem consideradas.

Importância da padronização

Um dos pontos essenciais ao nomear as tratativas de contrato é a padronização. É importante que o setor seja o responsável por criar as nomenclaturas e repassar aos colaboradores. Sem esse cuidado, cada um utilizará ‘tags’ diferentes, dificultando a pesquisa.

Lembre-se de que um dos objetivos do uso de nomenclaturas é facilitar a consulta ao histórico e a pesquisa. Assim, o uso de nomes diferentes para a mesma situação pode impedir que a situação da tratativa seja identificada corretamente.

Por outro lado, a uniformidade permite uma avaliação otimizada da carteira de clientes ao longo do tempo. Com a pesquisa no sistema, a equipe consegue verificar dados em séries temporais, ou seja, a evolução dos status de comunicação com os clientes ao longo do tempo para compreender eventuais efeitos sazonais da operação e identificar até mesmo problemas no processo de concessão do crédito ocorrendo nas etapas de relacionamento comercial da empresa.

Como otimizar as tags de contato com os clientes?

O ideal para otimizar o processo é ter um sistema especialista em cobranças, que permita nomear as tratativas de contato. Ele consegue armazenar os dados e padronizar os processos, limitando categorias que podem ser usadas.

Ainda, quando utilizado de maneira ampla, ele ajuda a tirar mais proveito das informações. Em alguns casos, dados considerados irrelevantes podem ter um potencial incrível para melhorar resultados. Com uma Plataforma Inteligente fica mais fácil identificar esses casos.

Os registros sobre diferentes situações nas tags de cobrança, incluindo os variados status que um cliente pode apresentar, são uma ferramenta poderosa. Com a manutenção dos dados no sistema, é possível identificar padrões de comportamento.

A partir disso, as informações deixam de ter relevância apenas operacional para serem utilizadas de maneira estratégica. O time pode melhorar a gestão de clientes e criar estratégias que potencializem os resultados.

Como você aprendeu neste conteúdo, nomear as tags de contato com os clientes é uma etapa importante dos processos de cobrança. Assim, o setor tem um controle melhor sobre práticas adotadas e a situação de cada contrato, permitindo o melhor desempenho da equipe.

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