A conciliação de pagamentos no contas a receber: como lidar com esse desafio?

Uma das tarefas fundamentais do contas a receber é fazer a conciliação de pagamentos. A partir dela é possível identificar pendências ou erros que exijam correções no controle financeiro. Assim, é preciso desenvolver uma boa estratégia para que a equipe cumpra essa função.

Diante do volume de operações e da diversidade de métodos de pagamentos, muitas vezes isso se torna um verdadeiro desafio. Logo, é preciso saber como superá-lo para otimizar o setor de contas a receber na empresa.

Quer aprender mais sobre o assunto? Continue a leitura e aprenda como fazer a conciliação de pagamentos!

O que é conciliação de pagamentos?

A conciliação de pagamentos compara informações dos diferentes meios de quitação utilizados, dos sistemas internos e das contas bancárias. É por meio dela que o setor pode identificar erros, pendências e possíveis fraudes.

Ela envolve diversas etapas e processos, considerando a variedade de meios usados pela empresa. Veja só:

• cartões de crédito: confere o recebimento do valor e se ele foi repassado corretamente, considerando as taxas cobradas pelas operadoras;
• boletos bancários: verifica a compensação dos títulos e se os valores estão corretos;
• transferências (DOC, TED, Pix) e depósitos: avalia se os recebimentos aconteceram no prazo e com o valor acordado.

Com base nisso, é possível identificar inadimplências e erros nos pagamentos, além de verificar se o saldo das contas corresponde ao esperado. Sem um bom controle, a empresa corre riscos de sofrer prejuízos e não conseguir identificar a fonte do problema.

Portanto, a conciliação é uma ferramenta de controle que, se implementada corretamente, consegue se tornar bastante eficaz. Dessa maneira, é possível ter previsibilidade do orçamento e contribuir para a manutenção da empresa.

Qual é a sua importância para o contas a receber?

Uma das funções do contas a receber é identificar pagamentos para verificar pendências e cobrar os clientes, certo? Contudo, o trabalho não se limita a isso. Também é preciso identificar se as operações foram processadas corretamente.

Isso porque podem acontecer diferentes problemas que afetam o setor e, muitas vezes, exigem ações da empresa. Alguns exemplos são o cancelamento de alguma transação, a venda em duplicidade ou a cobrança indevida.

Inclusive, o último merece especial atenção: as práticas de cobrança de débitos inexistentes podem trazer prejuízos para a empresa. Por exemplo, o cliente pode entrar com medidas judiciais e receber indenizações, principalmente se os contatos forem frequentes ou resultarem na negativação.

Assim, a estruturação da conciliação de recebíveis é essencial para otimizar o setor. Entre os benefícios que ela proporciona, podemos citar:

• maior segurança em relação às transações realizadas;
• garantia de que os títulos de cobrança pagos e os valores creditados estão corretos;
• segurança de que as tarifas cobradas pelos meios de pagamento estão certas;
• tomada de decisão de maneira mais ágil.

Quais são os principais desafios na conciliação de recebíveis?

Foi possível perceber que a conciliação de pagamentos é fundamental para o sucesso financeiro da empresa. Porém, antes de definir estratégias para colocá-la em prática, é necessário conhecer os desafios.

De modo geral, conciliar pagamentos de boletos, cartão de crédito e débito é relativamente fácil. É possível conferir isso com documentos específicos gerados pelos bancos e operadoras — além de existirem sistemas desenvolvidos para a tarefa.

No entanto, quando se trata de pagamentos feitos via crédito em conta, como depósitos e transferências, o trabalho é mais complicado. O time financeiro precisa avaliar todos os extratos diariamente, verificar a origem dos pagamentos e buscar os clientes no sistema.

A partir disso, ele encontra os títulos em aberto, verifica qual foi quitado e dá baixa. Esse processo, por si só, já é complicado. E ele pode se tornar ainda mais difícil quando há divergências nos valores ou diversos títulos com o mesmo valor.

Nessas situações, o time precisa entrar em contato com o cliente para verificar por que o total está diferente ou qual foi a conta paga, por exemplo. Trata-se de um cenário bastante comum, mas que gera dificuldades e aumenta o tempo necessário para a conciliação.

Também há mais riscos de erros, fazendo com que seja importante que a empresa saiba como superar os desafios. Nesse sentido, existem ferramentas variadas que ajudam na tarefa — que pode ser feita de maneira manual ou automatizada.

De que maneira é possível superar esses problemas?

Conhecendo a importância e os desafios da conciliação de recebíveis, fica mais fácil entender como vencê-los. Para ajudar, listamos os principais passos para isso.

Tenha o registro de todas as operações financeiras

O primeiro passo, sem dúvidas, é ter todos os registros referentes às contas a receber. Isso inclui o cadastro de clientes, detalhes das vendas, data de pagamento e meio utilizado. Ter dados completos previne erros e prejuízos.

Outro ponto é manter os registros de todas as contas utilizadas pela empresa. É comum que a companhia conte com muitas opções, geralmente com objetivos diferentes, para facilitar a gestão. Porém, todas devem ser acompanhadas para o controle financeiro efetivo.

Verifique os extratos bancários

Os extratos das contas são imprescindíveis para a conciliação de pagamentos. Aqui, também vale ter os extratos de máquinas de cartão e outras ferramentas usadas nas vendas, a fim de comparar as movimentações.

Em conjunto com isso, é importante manter um controle financeiro que será comparado com os registros dos extratos. A ideia é conciliar todos os recebíveis e identificar divergências o quanto antes, facilitando eventuais correções.

Quanto mais tempo demorar para identificar o erro, mais difícil é a correção, principalmente pelo acúmulo de transações para verificar. Muitas vezes, a divergência é identificada ao comparar os saldos, exigindo a avaliação de todas as movimentações para encontrar o problema.

Obviamente, quanto maior o volume de transações para serem avaliadas, maior será o tempo gasto e a dificuldade da tarefa. Por isso, é necessário conferir com frequência para evitar o acúmulo do registro de movimentações.

Utilize uma plataforma Inteligente de contas a receber e cobranças

Muitas empresas ainda se prendem às tarefas manuais, com planilhas para controlar todas as demandas. Em outros casos, utilizam sistemas para facilitar os registros, sem que eles consigam automatizar a conciliação.

Contudo, para solucionar os problemas da conciliação de recebíveis, o melhor é contar com uma plataforma inteligente especializada em contas a receber. Ela centraliza todos os processos e informações de cobrança, com acesso simplificado. Assim, é possível otimizar a rotina do setor.

Agora que você já conhece a importância da conciliação de pagamentos e os desafios, que tal se organizar para superá-los? Conte com um CRM especialista em contas a receber e revolucione a gestão de recebíveis!

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