Régua e ciclo de cobrança: quais as diferenças entre eles?

Lidar com clientes inadimplentes é uma realidade para empresas de qualquer porte ou área de atuação. Por esse motivo, vale a pena saber quais são as abordagens eficientes para contornar o cenário, como usar a régua e o ciclo de cobrança.

Isso acontece porque, apesar de ser incômoda, a cobrança deve acontecer e precisa ser feita com objetividade e educação. Afinal, os clientes que estão em débito devem ser relembrados de seus compromissos para a companhia manter sua saúde financeira.

Neste artigo, você entenderá a diferença entre régua e ciclo de cobrança e a importância dessas duas ferramentas para manter o negócio saudável.

Continue a leitura!

O que é régua de cobrança?

A régua de cobrança é o mecanismo que sistematiza a cobrança dos clientes da companhia. Para tanto, ela informa vencimentos e envia lembretes diversos, inclusive quando a conta já está com o pagamento atrasado.

Esses contatos podem acontecer a partir de diversas frentes, como mensagens, e-mails ou ligações da equipe responsável. Além disso, existem diferentes maneiras de colocar a régua de cobrança em prática, dividindo-a em diferentes etapas, prazos e ações a serem adotadas.

Vale ressaltar que esse modo de cobrança também pode ser definido de acordo com o perfil do cliente. Outra característica da régua de cobrança é oferecer oportunidades para renegociar quantias que estão em atraso e que já contam com a incidência significativa de juros.

O que é ciclo de cobrança?

Por sua vez, o ciclo de cobrança é a união de diversas etapas de cobrança predeterminadas para que os agentes cobradores executem os passos com o intuito de sanar a dívida com o cliente. Isso inclui até mesmo os processos judiciais, até a quitação da dívida.

Além disso, é necessário ter profissionais bem treinados para auxiliar em todas as etapas do ciclo de cobrança, aumentando as chances de reduzir a inadimplência e receber os valores em aberto.

Quais as diferenças entre a régua e o ciclo de cobrança da empresa?

Apesar de serem dois recursos distintos, a régua e o ciclo de cobrança se complementam. Ambos são aliados das empresas no enfrentamento à inadimplência e eles podem ajudar a manter a saúde financeira do negócio.

Como você aprendeu, no ciclo de cobrança é preciso identificar as etapas de recuperação das quantias. Ele pode acontecer a partir de diferentes canais, indo desde o envio de e-mails, SMS e telefonemas até notificações extrajudiciais e ações de cobrança.

A régua de cobrança, por outro lado, é uma ferramenta que ajudará a colocar o ciclo de cobrança em prática. Nesse momento, é comum que a empresa trabalhe para fazer uma identificação do perfil de cada devedor. O objetivo é perceber a melhor forma de abordar o cliente.

A partir da régua é possível planejar cuidadosamente dias e horários para contato. Em vista disso, a abordagem é utilizada em larga escala por empresas que recebem mensalidade por serviços prestados. Logo, os dois conceitos se complementam como na gestão de cobranças.

Dessa forma, há como utilizar as especificidades presentes na régua de cobrança para auxiliar no ciclo de cobrança da empresa. Em todos os casos, o foco é buscar formas de cobrar as dívidas de maneira inteligente e efetiva.

Qual a importância deles para a saúde financeira do negócio?

Agora que você entendeu o que são a régua e o ciclo de cobrança, vale a pena saber quais os benefícios de adotar as abordagens na empresa.

Confira os principais pontos positivos!

Reduzir a inadimplência

Eventuais atrasos no pagamento não acontecem necessariamente por decisão do consumidor. Muitas vezes, por causa dos diversos compromissos financeiros existentes, pode ser que o cliente se esqueça de determinadas contas.

Dessa maneira, usando abordagens da régua de cobrança, a empresa pode enviar lembretes para o cliente e minimizar as chances de atraso no pagamento. Com isso, a inadimplência na organização pode diminuir.

Em outros casos, ainda que o cliente esteja em dificuldades financeiras, a manutenção da régua de cobrança pode incentivar o pagamento ou abrir o caminho para que ele busque uma negociação do débito. Sem a cobrança, por outro lado, muitos consumidores podem optar por se manter inadimplentes.

Melhorar o relacionamento com o cliente

As duas estratégias também podem auxiliar na melhora do relacionamento com o cliente. Isso acontece porque as estratégias de cobrança podem ser usadas para negociar quantias de pagamento justas para ambas as partes.

Assim, a tendência é que haja uma continuidade do relacionamento com o cliente, que não se sentirá desrespeitado e terá um incentivo para cumprir os compromissos financeiros assumidos.

Manter a saúde financeira da empresa

Os débitos pendentes dos clientes podem causar prejuízos ao equilíbrio financeiro da empresa. Afinal, ela também tem compromissos financeiros com os quais precisa lidar e a inadimplência dos consumidores pode impactar sua capacidade de pagamento.

Nesse sentido, as estratégias de cobranças facilitam o recebimento do dinheiro devido. Então a empresa evita riscos à manutenção da operação que poderiam ser causados pela inadimplência.

Aperfeiçoar a organização financeira

A organização financeira é fundamental para todo tipo de empresa. Ela é indispensável para manter a operação saudável e viabilizar a execução de estratégias de crescimento.

Ao acompanhar o ciclo de cobrança corretamente, a empresa otimiza a gestão financeira. Logo, é possível perceber quanto dinheiro há em caixa para o pagamento das contas fixas e poderá agir para recuperar os valores.

Como montar na sua empresa?

Como você aprendeu, a régua e o ciclo de cobrança são importantes para lidar com a inadimplência dos clientes de uma determinada empresa. Portanto, pode ser interessante incorporá-las na estratégia da companhia, a fim de trazer benefícios para a gestão.

Para tanto, existem diversos elementos que a empresa precisa considerar. Entre eles, há a análise do perfil do cliente, incluindo informações como método de pagamento e sua frequência de atrasos.

Além disso, é necessário calendarizar todas as informações — para que a própria empresa não perca os prazos de cobrança. Ademais, é fundamental atentar para a forma como a abordagem acontece para evitar irregularidades, que podem gerar problemas jurídicos.

Portanto, o ideal é usar ferramentas especializadas em redução de inadimplência. Com a tecnologia, há como automatizar o processo e implementar mais rapidez nos pagamentos, aumentando a produtividade da empresa e minimizando os riscos de lidar com atrasos.

Com o CRM especialista em contas a receber Receiv, será possível incorporar a tecnologia de modo mais eficiente. Assim, será possível otimizar as etapas de cobrança, implementando uma régua adequada para auxiliar no cumprimento de todas as etapas do ciclo até receber os valores pendentes.

Neste artigo, foi possível entender a importância da régua e do ciclo de cobrança para a rotina empresarial. Portanto, vale a pena considerar métodos automatizados para agilizar o processo e reduzir a inadimplência na empresa.

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